Factuur Sturen per Email: Tips voor een Professionele Aanpak

De meeste facturen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd. Maar "even een PDF in de bijlage gooien" is niet de meest professionele aanpak. Een goed opgestelde factuur-e-mail vergroot je kans op een snelle betaling én geeft een professionele indruk. In dit artikel delen we de beste tips.

Het juiste bestandsformaat

Stuur facturen altijd als PDF. Dit is de standaard in het bedrijfsleven, omdat:

• PDF niet bewerkbaar is (de klant kan niets aanpassen)
• PDF op elk apparaat hetzelfde eruitziet
• Boekhoudsoftware PDF-facturen automatisch kan verwerken

Stuur nooit een Word-document of een Excel-bestand als factuur. Dit ziet er onprofessioneel uit en kan worden bewerkt.

De perfecte onderwerpregel

Een duidelijke onderwerpregel zorgt ervoor dat de e-mail snel gevonden wordt in het postvak van de klant — en dat de boekhoudafdeling weet wat er binnen is gekomen. Gebruik dit format:

Factuur [nummer] — [Jouw bedrijfsnaam] — [omschrijving]

Voorbeeld: "Factuur 2025-042 — Studio Jansen — Webdesign mei 2025"

De begeleidende e-mailtekst

Houd de e-mailtekst kort en zakelijk. Gebruik dit als template:

Beste [naam],

Bijgevoegd vindt u factuur [nummer] d.d. [datum] voor [omschrijving] ter hoogte van € [bedrag] inclusief BTW.

Ik verzoek u vriendelijk dit bedrag vóór [vervaldatum] over te maken op IBAN [jouw IBAN] o.v.v. factuurnummer [nummer].

Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact op.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Handige extra tips

• Stuur altijd een leesbevestiging aan— zo weet je of de e-mail is aangekomen.
• Vraag naar het juiste e-mailadres— bij grote bedrijven is er vaak een apart factuur-e-mailadres (bijv. facturen@bedrijf.nl).
• Stuur niet op vrijdagmiddag— facturen die laat in de week aankomen, worden eerder vergeten over het weekend.

E-mails automatisch versturen met Facturama

Met Facturamaverstuurt de tool de factuur-e-mail automatisch voor je, in jouw naam en met de juiste opmaak. Je hoeft zelf geen e-mail te schrijven — Facturama doet dat. En als de betaling uitblijft, stuurt Facturama automatisch herinneringen. Start gratis op facturama.nl.