Factuur Maken als ZZP'er: De Complete Gids (2025)

Als ZZP'er is het sturen van facturen een van de meest fundamentele zakelijke taken. Toch gaat het verrassend vaak mis — een ontbrekend KvK-nummer hier, een verkeerde betalingstermijn daar. Het resultaat: vertraagde betalingen en onnodige stress. In deze gids leggen we precies uit hoe je een waterdichte factuur maakt die aan alle wettelijke eisen voldoet.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Als je BTW-plichtig bent — en de meeste ZZP'ers zijn dat — gelden de volgende verplichte vermeldingen:

• Jouw volledige naam of bedrijfsnaam en adres
• Naam en adres van de opdrachtgever
• Factuurdatum en een uniek factuurnummer
• Jouw BTW-identificatienummer (BTW-nummer)
• Jouw KvK-nummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Hoeveelheid, eenheidsprijs en het BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
• Het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW
• Jouw bankrekeningnummer (IBAN)

Ontbreekt een van deze gegevens? Dan is de factuur technisch gezien ongeldig en kan je opdrachtgever de BTW niet terugvorderen. Dat leidt gegarandeerd tot vertraging.

Stap voor stap een factuur maken

Je kunt een factuur maken in Word, Excel of via een gespecialiseerd factuurprogramma. Wij raden altijd een digitale tool aan — het scheelt fouten en je hebt alles netjes bijgehouden voor je boekhouding.

Stap 1: Kies je factuurnummering. Gebruik een logisch systeem, zoals 2025-001, 2025-002 enzovoort. Factuurnummers moeten uniek en oplopend zijn.

Stap 2: Vul alle verplichte gegevens in.Gebruik de checklist hierboven. Vergeet je bankgegevens niet — zonder IBAN weet je klant niet waar hij naartoe moet betalen.

Stap 3: Omschrijf je werkzaamheden duidelijk.Wees specifiek: "Webdesign werkzaamheden mei 2025 — 12 uur à € 85" is duidelijker dan "Werkzaamheden website".

Stap 4: Stel een betalingstermijn in. De standaard is 14 of 30 dagen. Vermeld dit expliciet op de factuur.

Stap 5: Stuur de factuur op tijd. Hoe sneller je factureert na het afronden van de opdracht, hoe sneller je betaald wordt.

Veelgemaakte fouten bij ZZP-facturen

Na jaren in de branche zien we steeds dezelfde fouten terugkomen. Hier zijn de meest voorkomende — en hoe je ze vermijdt:

• Geen betalingstermijn vermelden.Zonder betalingstermijn geldt wettelijk een termijn van 30 dagen — maar dat weet je klant niet altijd. Wees expliciet.
• Verkeerd BTW-bedrag. Controleer altijd of het juiste tarief is toegepast. Dienstverlening valt doorgaans onder 21%.
• Geen factuurnummer of dubbel nummer. Dit geeft problemen bij de boekhouding en de Belastingdienst.
• Te laat factureren.Wacht niet weken na afronding. Factuur → betaling → volgende opdracht.

Factuur maken met Facturama

Met Facturama maak je in minder dan twee minuten een professionele factuur. Je vult eenmalig je bedrijfsgegevens in, kiest een template en voegt je werkzaamheden toe. De tool berekent BTW automatisch en genereert een PDF die je direct kunt versturen.

Het slimme aan Facturama is de automatische betalingsopvolging. Betaalt een klant niet op tijd? Dan stuurt Facturama automatisch een vriendelijke herinnering, gevolgd door een formele aanmaning als dat nodig is. Zo hoef jij je niet bezig te houden met achter betalingen aanzitten — de tool doet het voor je.

Facturama is gratis voor maximaal 3 facturen per maand. Voor onbeperkt factureren en de volledige automatisering betaal je slechts € 9,95 per maand. Probeer het gratis via facturama.nl.